С 1 сентября 2026 года в России изменился привычный порядок перевозочного документооборота. Для большинства коммерческих автомобильных перевозок электронный формат транспортной накладной стал обязательным, если конкретная перевозка не относится к установленным законом исключениям. Изменение затрагивает не только перевозчиков. В процесс включаются грузоотправители, грузополучатели, экспедиторы и сотрудники, которые организуют отгрузку.

ЭТрН (электронная транспортная накладная)

с 1 сентября 2026 года — это не просто цифровая копия бумажного бланка. Это другой формат: документ создается в информационной системе оператора, подписывается участниками, передается в ГИС ЭПД и сопровождает перевозку. Оформление документа начинается еще до того, как автомобиль подъедет к складу.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Переход на ЭТрН с 1 сентября закреплен Федеральным законом № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года. Закон был принят Государственной Думой, одобрен Советом Федерации и подписан Президентом Р Ф. Поэтому вопрос, обязательны ЭТрН с 1 сентября 2026 года или нет, для большинства коммерческих грузоперевозок уже не является вопросом выбора формата.

ФЗ распространяет электронный формат не только на транспортную накладную, но и на ряд других перевозочных документов. Для чего это нужно? Введение единого формата позволяет усилить государственный контроль за грузоперевозками. А для бизнеса это означает возможность передавать данные без физической передачи оригиналов.

Для автомобильных перевозок электронными становятся транспортная накладная, а также заказ или заявка в предусмотренных законом случаях. Отдельные электронные документы введены и для железнодорожного, воздушного транспорта и экспедиторской деятельности.

Раньше накладная могла пройти длинную бумажную цепочку: оформление у отправителя, печать, подпись, передача водителю, отметка получателя, возврат экземпляра и хранение в архиве. Теперь основная работа переносится в цифровую среду. Участник создает документ, проверяет сведения, подписывает свою часть и передает ее дальше через оператора.

Главное изменение связано не с самим файлом. Меняется организация процесса. Ответственный сотрудник должен понимать, когда оформить накладную, кто ее подписывает, как документ передается перевозчику и что делать при смене автомобиля, водителя или других условий.

Становится ли ЭТрН обязательной для всех

Запрос «обязательно ли ЭТрН с 1 сентября» нельзя сводить к однозначному ответу «да». Обязательный формат действует для перевозок, на которые распространяются требования законодательства. Если операция относится к установленному исключению, бумажное оформление может сохраняться.

Например, когда компания продает товар и нанимает стороннего перевозчика по договору перевозки, транспортная накладная оформляется в установленном электронном формате. А если организация перемещает собственный груз между своими объектами на собственном автомобиле и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная в конкретной ситуации может не требоваться.

Поэтому перед отправкой важно определить не только вид груза, но и отношения между участниками. От этого зависит, какой документ нужен, кто его оформляет и в каком виде он должен передаваться.

К установленным законом исключениям также относятся:

перевозки отдельных видов военных грузов;
операции с иностранными участниками;
каботажные перевозки;
перевозки для личных нужд граждан;
отдельные случаи технического сбоя или отсутствия интернет-связи;
перевозка драгоценных металлов и камней — для них действуют отдельные правила.

ЭТрН и ЭПД: в чем разница

Как работает ЭТрН с 1 сентября

Электронная транспортная накладная формируется до начала перевозки. Если договором не установлено иное, ее оформляет грузоотправитель. В документ вносятся сведения об отправителе и получателе, грузе, автомобиле, маршруте и условиях перевозки.

Первый этап — оформление

Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную, вносит сведения о грузе, отправителе, получателе и перевозке, после чего подписывает документ электронной подписью.

Второй этап — передача перевозчику

Документ проходит через оператора ИС ЭПД и становится доступен участникам перевозки. Перевозчик проверяет сведения и заполняет свою часть.

Третий этап — прием груза

После погрузки перевозчик подтверждает получение груза. В документе фиксируется необходимая информация о перевозке.

Четвертый этап — доставка

После прибытия автомобиля грузополучатель проверяет груз и оформляет приемку. При выявлении расхождений они фиксируются в электронном документе.

Пятый этап — завершение перевозки

Перевозчик оформляет титул, связанный с выдачей груза, после чего электронный документооборот по перевозке завершается.

Таким образом, электронный формат сопровождает перевозку от момента оформления до завершения доставки. Водителю не требуется возить комплект бумажных экземпляров накладной: необходимые сведения доступны в используемой информационной системе.

Какие титулы используются в ЭТрН

ЭТрН разделена на титулы — части документа, которые оформляют разные участники перевозки на соответствующих этапах. Для стандартной перевозки применяются четыре основных титула.

Титул 1 — погрузка

Его формирует грузоотправитель
Титул 2 — получение груза

Его подписывает перевозчик при принятии груза.
Титул 3 — приемка

Его заполняет грузополучатель.
Титул 4 — выдача груза

Его подписывает перевозчик после передачи груза получателю.

Роли каждого участника и порядок их действий зависят от конкретной схемы перевозки. Поэтому этот вопрос стоит рассматривать отдельно — в следующем материале подробно разберем, кто и на каком этапе оформляет ЭТрН.

Как подключить ЭТрН

Запрос «ЭТрН с 1 сентября 2026 — как подключить» фактически состоит из нескольких вопросов.

Первый

— через какого оператора организовать обмен. Второй — каким способом интегрировать его с учетной системой. Третий — как организовать работу сотрудников и водителей.

Отвечаем:

1.Выбора оператора из официального реестра ИС ЭПД на сайте Минтранса. Прямого подключения компании к ГИС ЭПД не требуется.

Для обмена используются аккредитованные операторы ИС ЭПД. Среди известных решений — СБИС, Контур, Калуга Астрал, СберКорус, ЭДИВЕБ, Такском, Точка и другие организации.

СБИС может быть удобен компаниям, которые уже используют его для электронного документооборота. В этом случае часть процессов можно связать с уже настроенной системой.

Если отправитель работает через СБИС, а перевозчик использует другой сервис, обмен может проходить через роуминг между операторами. Совместимость лучше проверить до первой реальной отправки.

2.Интеграция с учетной системой. Настраиваем обмен между учетной системой компании и оператором ИС ЭПД через API. Данные ЭТрН передаются оператору автоматически, а статусы обработки и результаты документооборота возвращаются в учетную систему.

Как это работает на практике

Например, если у компании 1С или собственная TMS:

В учетной системе создается транспортная накладная.
Данные автоматически передаются оператору через API.
Оператор формирует электронный документ нужного формата и передает его в ГИС ЭПД.
Ответы, статусы, УИД и другие данные возвращаются в учетную систему.
Дальнейшие действия с титулами и подписание выполняются уже из учетной системы либо через интерфейс оператора — в зависимости от выбранной интеграции.

3. Организация работы сотрудников. Здесь важно закрыть три задачи.

Во-первых, распределить роли: кто формирует накладную, кто подписывает документ со стороны компании, а кто отслеживает поступление документов от контрагентов и разбирает ошибки. Без этого даже подключенная система быстро превращается в узкое место.

Во-вторых, оформить подписи по ролям: руководителю и бухгалтеру — КЭП, сотрудникам по доверенности — КЭП с МЧД, а водителям и кладовщикам достаточно ПЭП, например через «Госключ». Одна подпись на всех здесь не подойдет.

В-третьих, обучить водителей и складских сотрудников работать с документом на экране: где его открыть, что сверить перед погрузкой и что делать при изменении данных в пути. Проще всего это сделать через короткий тестовый период — несколько рейсов параллельно с бумажным дублем.

Какие документы становятся электронными

Введение новых правил не ограничивается одной накладной. С 1 сентября электронный формат применяется к транспортной накладной и заказу или заявке при автомобильной перевозке в предусмотренных законом случаях.

При этом ЭПД не отменяет документы, которые нужны бизнесу по другим основаниям. Если для товарной операции требуется УПД, счет-фактура или другой документ, его оформление продолжается по соответствующим правилам.

Поэтому компании полезно заранее составить собственную схему документооборота: какой документ создается на каждом этапе, кто отвечает за оформление, кто подписывает и кому он передается.

Что изменилось для бизнеса

Для грузоотправителя переход означает изменение привычной процедуры подготовки отправления. Теперь недостаточно передать водителю бумажную накладную: необходимо заранее организовать электронное оформление и проверить данные.

Перевозчику нужно обеспечить работу водителей с электронными документами, настроить взаимодействие с оператором и определить порядок действий при изменении условий рейса.

Грузополучателю важно подготовить сотрудников к работе с электронной накладной и понимать, где проверить сведения о поставке и как зафиксировать расхождения.

Экспедитору необходимо учитывать собственные электронные документы и правильно выстроить обмен с заказчиком и перевозчиком.

Общий принцип для всех участников одинаков: оформление становится частью операционного процесса, а не отдельной задачей бухгалтерии после завершения рейса.

Чек-лист: как подготовиться к работе с ЭТрН

Если компания еще не выстроила процесс, подготовку удобно разделить на несколько этапов:

Определить, какие перевозки подпадают под обязательный электронный формат.
Проверить установленные законом исключения.
Выбрать оператора ИС ЭПД.
Проверить электронные подписи и права сотрудников.
Назначить ответственных за оформление и контроль.
Настроить интеграцию с 1С, TMS или другой учетной системой.
Подготовить водителей к работе с мобильным доступом.
Проверить обмен с основными контрагентами.
Провести тестовые отправки.
Зафиксировать порядок действий при изменении автомобиля, водителя или реквизитов.

Отдельно стоит проверить взаимодействие склада, отдела логистики и бухгалтерии. Если один сотрудник создает документ, другой передает груз, а третий контролирует закрытие перевозки, каждому нужно понимать свою часть процесса.

Переходный период и типичные ошибки

После введения обязательного электронного формата бумажные варианты применяется только в предусмотренных законом случаях. Поэтому рассчитывать на возможность в любой момент распечатать накладную и продолжить работу по старой схеме не стоит.

На практике проблемы чаще возникают не из-за самого сервиса, а из-за неподготовленного процесса. Среди типичных ошибок — отсутствие электронных подписей, неподключенный контрагент, отсутствие роуминга и несогласованность действий сотрудников.

Особое внимание нужно уделить нестандартным ситуациям. Если изменился автомобиль, водитель или адрес доставки, сотрудник должен заранее знать, кто отвечает за корректировку документа. При техническом сбое также должен быть понятный порядок действий.

Если сведения в накладной не совпадают с фактической перевозкой, проблема может возникнуть уже при погрузке. Например, перевозчик заменил автомобиль, а данные о машине не обновили. Груз готов, но отгрузку приходится приостанавливать до исправления документа.

ЭТрН 2026: что делать компании, чтобы легче перейти на электронный формат

Компаниям, которые регулярно организуют автомобильные перевозки, важно оценивать готовность не только по факту подключения к оператору.

Нужно проверить весь процесс: от заказа машины до завершения перевозки. Если оформление начинается слишком поздно, не определены ответственные или не настроен обмен с контрагентами, даже исправно работающий сервис не устранит организационные ошибки.

Практически переходить на новый порядок удобнее через тестовый сценарий. Выберите типовую перевозку, оформите электронную накладную, проведите ее через все этапы и отдельно проверьте нестандартную ситуацию. После этого порядок действий можно закрепить во внутренних инструкциях.

РТК со своей стороны заранее подготовила необходимые процессы для работы с ЭТрН. Оформление перевозочных документов уже встроено в организацию рейсов, поэтому переход на электронный формат не становится причиной задержек для наших клиентов.

ЭТрН с 1 сентября 2026 года: что изменилось для бизнеса